Vous être chef d’entreprise ? Respectez bien les formalités pour tout ce qui se déroule dans votre entreprise pour éviter les soucis ou encore les litiges. Parmi les situations qui paraissent anodines figurent les remises de clés de l’entreprise. Cette action doit être accompagnée de formalités strictes car il en va de la crédibilité et de la sécurité de l’entreprise. Découvrez sans plus tarder la procédure de restitution des clefs de l’entreprise.
Restitution des clefs de l’entreprise : dans quelle situation l’action se produit ?
Quelle que soit la situation qui se produit dans votre entreprise, vous devez toujours vous comporter de manière professionnelle. Vous venez de procéder à la résiliation du contrat d’un employé ou ce dernier a décidé de démissionner ? Il doit procéder à la restitution des clefs de son bureau au sein de l’entreprise, de sa voiture de fonction ou encore du local commercial dont il était le responsable.
La restitution des clefs se fait également dans le cadre d’une location. Vous en tant que propriétaire ou PDG de l’entreprise de location exigera une démarche formelle pour la remise des clés. En effet, cette procédure est mentionnée noir sur blanc dans le bail de location qu’il s’agisse d’une location meublée ou d’une location non-meublée. Vous devez alors procéder à un état des lieux avant que le locataire ne quitte les lieux et met fin au contrat de bail. Dans le cadre d’une location meublée, d’autres accessoires comme la télécommande, la commande de l’alarme… doivent être remises avec les cléfs.
Lors de l’état des lieu, vous devez prendre en compte le contenu de votre contrat de bail. Vous devez faire état des dégâts occasionnés dans votre maison tout en considérant le droit du locataire et votre droit. En tant que bailleur, vous ne devez omettre aucun détail notamment la date d’entrée et la date de sortie, la qualité du logement à l’entrée et l’état du logement à la sortie, etc. La mention de garantie, du mode de paiement ( chèque, carte bancaire, carte de dépôt…), du travail du locataire ( source de revenus) et autres informations ne doivent pas être négligées.
Restitution du matériel et des clefs : le modèle de lettre à réaliser
Au départ de votre employé ou de votre locataire, il procède à la remise des clefs et du matériel en respectant la procédure. En retour, vous devez produire une attestation ou une lettre recommandée en tant que bailleur ou propriétaire. Cette lettre ou attestation de réception des clefs et matériel, vous l’envoyez en lettre recommandée pour être reçu dans la boîte aux lettres par les destinataires.
Pour rédiger une lettre recommandée digne de ce nom, vous pouvez calquer sur un modèle que vous trouverez en ligne. Dans cette lettre, vous créez une en-tête précise portant votre nom, prénom et adresse. Vous précisez également les objets qui vous ont été restitués par votre locataire ou employé notamment un ordinateur portable, des jeux de clefs, une télécommande d’alarme, une télécommande de portail, etc.
Pour que la lettre soit formelle et ait une valeur administrative, vous ne devriez pas oublier la signature ainsi que la formulation du genre « Veuillez agréer, Monsieur, madame, l’expression de mes sentiments…
N’oubliez de mentionner votre adresse en France dans l’en-tête et indiquez clairement l’objet de votre lettre à savoir la réception des clefs et matériel. En effet, si votre employé ou votre locataire n’a pas procédé à la remise de ces objets, vous lui enverrez une autre lettre mais cette fois-ci avec un autre objet.
Que faire si la restitution des clés n’a pas eu lieu ?
En cas de résiliation de contrat et que votre employé n’a pas procédé à la restitution de clés, vous pouvez faire appel au tribunal de première instance. Vous pouvez consulter la procédure appliquée en ile de France pour bien mener la bonne démarche.
Notez que dans votre bail, toutes les informations importantes notamment la garantie et le mode de règlement ( carte de dépôt, chèque…). La mise en place de la procédure judiciaire et la création de la plaidoirie devant le tribunal en dépend.
